Ako vybrať a úspešne implementovať CRM, ERP softvér
Svet moderných technológií sa vyvíja v súčasnej dobe míľovými krokmi. Hardvér, ale aj softvér, ktorý bol pred pár rokmi tou najmodernejšou technológiou, patrí dnes doslova medzi staré vykopávky.
Ak by sme nazreli hlbšie do histórie vynálezov, zistili by sme, že prvú kalkulačku „abakus“, využívali v starovekom Ríme, 2400 rokov pred našim letopočtom. V dnešnej dobe, sú technológie súčasťou každodenného života. Mnohí z nás, si život bez mobilu a trendových aplikácií nedokážu predstaviť. Podobne sú na tom aj podniky a veľké korporácie, ktoré by bez špičkového hardvérového a softvérového vybavenia nedokázali existovať.
Ak ste majiteľom, manažérom, či riaditeľom malého, alebo stredného podniku a uvažujete nad zavedením nového podnikového softvéru, ktorého cieľom je zlepšiť efektívnosť procesov vo firme, nasledujúce riadky vám pomôžu zorientovať sa vo výbere softvéru a v postupe jeho implementácie.
1. Krok – Začnite dôkladnou analýzou potrieb vášho podniku
Pred začatím každého väčšieho projektu by ste si mali pripraviť dôkladnú analýzu. Projektom v tomto momente môžeme chápať zavedenie nového podnikového softvéru. Zodpovedať by ste si mali tieto základné otázky:
- Aká je stratégia podniku? Zvážte krátkodobé a dlhodobé hľadisko.
- Aké sú ciele podniku? Zvážte krátkodobé a dlhodobé hľadisko.
- Aké sú hlavné požiadavky na softvér?
- Aké sú individuálne požiadavky na softvér? Definujú ich zúčastnené osoby, t.j. vedenie podniku, manažéri, zamestnanci.
- Otázka bezpečnosti dát. Vlastné úložisko alebo cloud?
- Aké sú predpokladané budúce podnikové procesy?
- Aké sú súčasné podnikové procesy?
- Aká je súčasná štruktúra riadenia podniku?
- Aké má v súčastnosti podnik výkonnostné rezervy?
- Ako prebiehajú v súčastnosti materiálové a komunikačné toky? Aké sú predpoklady do budúcna?
Po zodpovedaní vyššie spomenutých otázok, budete mať jasnejšiu predstavu, aký druh softvéru, vrátane funkcionalít, je potrebný pre riadenie vášho podniku.
2. Krok – Vyberte softvér a začnite sa oboznamovať s funkcionalitami
Na trhu podnikových softvérov existuje množstvo spoločností. Najväčším svetovým hráčom na trhu podnikových softvérov (CRM, ERP) je spoločnosť SAP. Nie však každému podniku môže vyhovovať robusné riešenie, ktoré ponúka práve táto spoločnosť. Väčšina malých a stredných podnikov je naklonená jednoduchším a cenovo dostupnejším softvérovým riešeniam.
Pri výbere softvéru začnite preferenciami od vašich obchodných partnerov. V prípade, ak nemáte žiadne odporúčania, prikladáme zoznam najznámejších spoločností:
- SAP
- ORACLE
- ASSECO
- Microsoft Dynamics
Každá zo spoločností má zastúpenie aj na Slovensku.
Do pozornosti dávame aj najznámejšie online nástroje na riadenie podniku – dostupné ihneď po registrácií cez internetový prehliadač.
ACT! Essentials, AllProWebTools, Apptivo CRM, Avidian/Prophet, Base, Bluenose, BoomTown!, bpm´online, Buddy CRM, Bullhorn, CampaignerCRM, Capsule, Commence, Contactually, GoldMine, GreenRope, Flowii, Hatchbuck, Highrise, Hubspot CRM, Insightly, iSEEit, LeadMaster, Maximizer, Method: CRM, Microsoft Dynamics CRM, NetSuite CRM, Nimble, Nutshell, Odoo, OnContact, Pipedrive, PipelineDeals, Pipeliner, Podio, Sage CRM, Salesforce, Salesnet, SalesNexus, SAP Digital for Customer Engagement, Snapforce, SugarCRM, TeamWox, Vtiger, Workbooks, Zoho CRM.
Pre zrýchlenie výberu softvéru odporúčame osobné stretnutie s obchodným zástupcom konkrétnej spoločnosti, ktorý vám softvér predstaví. Poskytovateľ služieb by vám mal zmluvne garantovať dlhodobý servis, školenia, bezpečnosť dát a možnosti programovania funkcionalít na mieru vašim požiadavkám.
3. Krok – Načasovanie a implementácia
Implementácia softvéru spravidla trvá o niekoľko týždňov viac, v porovnaní s pôvodným časovým predpokladom. Tento časový sklz má vplyv na náklady, ktoré prevyšujú pôvodný rozpočet. Časový rozdiel je väčšinou zapríčinený nutnosťou doprogramovania chýbajúcich funkcionalít, prenosom existujúcich dát do nového softvéru, školeniami a pod.
Práve z vyššie spomenutých dôvodov, si premyslite odpovede na tieto otázky:
- Kto bude zabezpečovať a taktiež zúčastňovať sa na implementácií softvéru?
- Kto zabezpečí prenos a synchronizáciu dát z aktuálnych softvérov?
- Kto pripraví scenár jednotlivých procesov, plánov a úloh?
4. Krok – Školenie a testovacia prevádzka
Školenia sú nevyhnutnou a veľmi dôležitou súčasťou implementačného procesu. Vedenie firmy, vrcholový manažment, zamestnanci, ale aj dokonca externí partneri, sa častokrát musia zoznámiť s novým podnikovým softvérom. Školenia by mali byť v prvom rade zamerané na zmeny v procesoch organizácie, funkcionality a technické aspekty. Odporúčame školenia rozdeliť podľa organizačnej štruktúry a pracovnej náplne.
Ďalej by ste mali zamerať pozornosť na vytvorenie testovacieho prostredia. K testovaciemu prostrediu by mali mať prístup všetky kľúčové zúčastnené strany. Preveriť by sa mala komplexnosť funkcionalít a ich funkčnosť (pridávanie, mazanie, editovanie, export dát, ..). Taktiež by sa mali nakonfigurovať prístupové práva jednotlivých zamestnancov. Vzniknuté nedostatky by sa mali oznámiť vývojovému, ako aj konfiguračnému tímu na ďalšie doplnenie. Berte do úvahy, že ak si budú musieť všetky zúčastnené strany popri projekte plniť všetky doterajšie pracovné úlohy, vyskytnú sa problémy. Taktiež si overte používateľské rozhranie na mobilných zariadeniach a tabletoch.
5. Krok – Vypracujte smernicu a komunikačný plán
To čo nie je na papieri – neexistuje. To čo sa povie, sa zabudne. Poistite si pracovné postupy súvisiace s používaním softvéru vypracovaním smernice, ktorú dáte podpísať každej zúčastnenej strane (riaditeľ, manažér, zamestnanci, ..). Pripravte komplexný komunikačný plán, ktorý pomôže zamestnancom prekonať zmenu tak aby projekt vnímali pozitívne.
6. Krok – Motivujte zamestnancov. Pripravte sa na odpor, je to prirodzené.
Pri implementácií nového softvéru sa určite stretnete s odporom niektorých zamestnancov. Nemajte obavu, je to prirodzené. Úspešnosť zapojenia zúčastnených strán nikdy nebude na 100%. Najjednoduchší spôsob je počúvať svojich zamestnancov. Každý z nich je osobnosťou, ktorá má vlastné ciele, úlohy a povinnosti vrámci organizácie. Pýtajte sa na návrhy na zlepšenie softvéru a možno vám objasnia, čo ich vnútorne motivuje. Získať kolektívny súhlas so zavedením zmien je kľúčové. Prezentujte výhody nového softvéru. Prehľad a poriadok (dáta, zákazky, faktúry, … ) Prehľad v úlohách. Odmeňujte zamestnancov za dokončenie projektu a spravte z každého zamestnanca súčasťou úspechu.
Niekoľko tipov ako motivovať zamestnancov k lepším pracovným výkonom, vrátane zodpovednej práce s novým podnikovým softvérom:
- ponúknite produkty vašej firmy za zvýhodnené ceny,
- nezabudnite chváliť a prejavte uznanie,
- podporte tímovú prácu,
- neprikazujte, pýtajte si návrhy,
- organizujte teambuldingy – mimopracovné aktivity a akcie,
- kury a školenia ako benefity,
- doprajte zamestnancom služobný telefón,
- potešte ich menším darom,
- postarajte sa o ich zdravie,
- nastavte finančné odmeňovanie,
- ponúknite flexibilný pracovný čas,
- jeden deň v mesiaci home office,
- alebo zlepšite atmosféru vo firme tým, že dovolíte priniesť domáceho miláčika jednému z najlepších zamestnancov.
7. Krok – Prezentujte prínos nového podnikového softvéru
Softvér implementujete najmä z dôvodu, aby ste pre podnik ako celok, získali nové benefity. O výhodách softvéru, by sa mala dozvedieť ešte pred jeho zavedením každá zúčastnená strana.
Jedná sa najmä o:
- zlepšenie vzťahov zo zákazníkmi,
- zlepšenie výsledkov predaja,
- zvýšenie tržieb,
- merateľnosť údajov a informácii,
- zlepšenie prehľadu toku informácií,
- detailné reportovacie nástroje,
- prehľadná organizácia úloh,
- rýchlosť plnenia individuálnych cieľov zúčastnených strán vrámci organizácie, a mnohé ďalšie.
8. Krok – Systém pripravený na každodenné používanie
Ak ste rátali s tým, že nový podnikový softvér uvediete do prevádzky behom niekoľkých týždňov, musíme vás sklamať. Dôkladná príprava, testovania, úpravy na mieru, školenia a mnohé ďalšie činnosti, sú nevyhnutnou súčasťou pred spustením softvéru na každodenné používanie. Tento proces môže trvať niekoľko mesiacov a môže prekročiť hranicu jedného roka.
Veríme, že sa postavíte zodpovedne ku každému odporúčaniu a implementácia softvéru prebehne úspešne.
